A beszerzési logisztika
 
A beszerzés az egyik legkritikusabb kapcsolat a szervezet és környezete között. A vállalat függ a szállítóktól, a szállítók között pedig verseny van. A legfontosabb beszerzési célok:

- Akkor és ott legyen elérhetô az áru, amikor és ahol szükség van rá.
- A minôség megfeleljen a specifikációnak.
- Az elérhetôség és a minôség függvényében az elérhetô legalacsonyabb ár.
- A termék használati értékét növelô szolgáltatások igénybevétele.
- Hosszú távú szállítói kapcsolatok és ezzel párhuzamosan az alternatív beszerzési források figyelése.

A beszerzés szerepe

A beszerzés nem pusztán kiszolgáló jellegű, hanem a menedzsmenttechnikákat támogató szerepet kell játszania.

Ez úgy valósítható meg, hogy a beszállítói kapcsolatokat aktívan menedzseljük, a beszerzési piacokat folyamatosan figyeljük, és részletekbe menôkig elemezzük.

A másik fontos irány - a modern beszerzési gyakorlatban -, hogy a vállalatok a versenyképességüket javítani igyekeznek, és azokra a tevékenységekre koncentrálnak, amelyek náluk az értékképzô folyamat alapját adják. Ennek érdekében megvizsgálják a nem szorosan az alapvetô tevékenységekhez tartozó feladatok kihelyezésének lehetôségeit. Például: élelmiszeripari vállalat a késztermék kiszállítását alvállalkozóknak adja ki. (Ha viszont speciális hűthetô, fűthetô, szivattyúval ellátott szállítóeszközökre van szükség, megfontolandó a saját flotta létrehozása az álladó és pontos vevôkiszolgáláshoz.)

Az a beszerzés, amely nem elég erôvel lép fel a tárgyalások során, hanem csak megvásárolja azt, amit a termelés igényel, elszalasztja azt a lehetôséget, hogy befolyásolja a gazdaságosságot. A beszerzési funkciónak nem szabad átvállalnia a tervezés vagy egyéb más részleg feladatát, de befolyásolnia szükséges a rendelkezésére álló nagy információ mennyiségbôl adódó tájékozottságával.

A beszerzés feladatának általában a vételár korrekt letárgyalását tekintik. Mivel a költségek nem csak az ár alapján keletkeznek, a beszerzés további feladata a szállítókkal való jó kapcsolat, együttműködés kialakítása, a szükségtelen költségek lefaragása is. Ezek a költségek származhatnak a feleslegesen túlspecifikált anyagokból, a szükségtelenül megválasztott csomagolásból, a tervezetlen, szervezetlen szállításból, a rossz idôben történô beszerzésbôl stb. A fuvarozási költségek is nagyon megnövelhetik a termékek árát.

Egyre fokozódó szerep jut a beszerzésnek a termékfejlesztésben. A modern technológiák rohamos fejlôdése miatt a termékek élettartama egyre csökken. Ebbôl az is következik, hogy a rövid termékélettartam miatt a termék piacra juttatásának az idôpontja a tervezés befejezéséhez közel kerül. A beszerzésnek a piacon elérhetô anyagokról, a beszerzési piacokon végbemenô változásokról folyamatosan tájékoztatnia kell a tervezôrészleget is. "A beszerzés fontosságának felismerése közvetlen összefüggésben áll a termék életgörbéjének rövidülésével." (Farmer-törvény) Már az új termék tervezési szakaszában, a szállítókat bevonva biztosítani kell, hogy a szükséges minôségű anyagok rendelkezésre álljanak.

A beszerzés feladatai

A beszerzési tevékenység legfontosabb és legsürgetôbb feladata a termelés zavartalanságának biztosítása. Vagy ezzel egyidôben, vagy ha az idô sürget a termelés megindítása miatt, akkor a folyamatos termelés beindítása után következô legfontosabb tevékenység a termelés gazdaságossá tétele. Ez a tevékenység a vevô és a szállító részérôl is aktív piaci tevékenységet igényel.

A beszerzés feladata a szükséges anyagok:
- megfelelô minôségben,
- megfelelô mennyiségben,
- megfelelô idôben,
- megfelelô helyen és
- optimális költségek mellett történô biztosítása.

A megfelelô minôség

A beszerzési minôségbiztosítás több egymást követô szakaszából elôször meghatározzuk a szükségletet, majd a rendelkezésre álló lehetséges változatok mérlegelése után a szakemberek elkészítik a specifikációkat. Az elôírásokat a gyártóiparban a tervezô vagy a műszaki osztály határozza meg: mely alkatrésznek, melyik beszállítandó anyagnak, milyen követelményeknek kell megfelelnie. Egyéb ipari ágazatokban a felhasználó szervezeti egység készíti el a specifikációt. Ha értékesítési hálózatban gondolkozunk, akkor általában a vevôk által keresett áruk minôsége az, ami a beszerzést arra készteti, hogy a beszállítók közül azt válassza ki, aki ennek a vevôi igénynek megfelelôen a legközelebb áll árban ahhoz a minôséghez, amit a vásárló keres. A specifikáció meghatározásánál nagyon lényeges az, hogy a beszerzendô anyagnak ne legyen szorosabb minôségi elôírása - ez vonatkozik például a mérettűrések meghatározására -, mint amire feltétlen szükség van.

Statisztikai adatok kimutatták, hogy egy nagyságrenddel pontosabb alkatrészek gyártásánál a gyártási költségek 33%- kal emelkednek. Ilyen helyzetben van lényeges szerepe az értékelemzésnek: amely - az olcsóbb anyag is megfelelhet-e; vagy megfelelô elôállítási technológiát alkalmazunk-e; például forgácsolással vagy fröccsöntéssel, vagy sajtolással tudjuk-e elôállítani az alkatrészeket - kérdésekre ad választ. Ezeknél mérlegelni kell azt, hogy esetlegesen új gépesítéssel kell felkészülni annak érdekében, hogy maga a termék olcsóbb lehessen.

Egyes termékek beszerzése esetén lehetséges megoldás az, hogy a megkívánt specifikációt, azokat a műszaki, minôségi elôírásokat, amiket az adott terméktôl elvárunk, a lehetséges beszállítóknak elôre megküldjük. A beszállítónak idôt hagyunk arra, hogy ezeket megvizsgálja, az ô gyártási kapacitásának, gyártási technológiájának, struktúrájának megfelelôen esetlegesen átdolgozza, és ajánlatba foglalja azt, hogy a minôségre vonatkozó elôírásainkat hogyan tudja teljesíteni.

A lehetséges beszállítók a specifikációra vonatkozó igényünket aláírva, az ajánlatukkal együtt visszaküldik a vállalathoz, majd a beszerzés ennek alapján tud dönteni a tényleges beszállítók kiválasztásáról. Elôfordulhat, hogy a beszállító a specifikációnak nem minden elemét tudja azonnal kielégíteni. Ez lehet azért, mert nincs megfelelô gépesítése hozzá, vagy a megkívánt mérési eljárásokhoz nincs megfelelô szakembere vagy gépe stb. Ilyenkor célszerű a beszállítóval megegyezni, hogy a minôségi kívánalmaknak melyek azok a pontjai, amik a beszállítás elsô pillanatától kezdve nagyon lényegesek, és melyek azok a pontok, amelyek tekintetében a beszállítónak - a hosszú távú kapcsolat reményében - lehetôsége van, hogy két-három év múlva elégítse ki azokat.

Ezek ismeretében a beszállító hosszú távra tud tervezni, és mi is meg tudjuk határozni vevôink felé, hogy a magas minôségi követelményeket mennyi idôn belül tudjuk számukra is biztosítani. Lehetôség szerint országos vagy most már egyre inkább nemzetközi szabványokat alkalmazzunk a gyártmány specifikációjának meghatározására. Ha ezek a szabványok nem felelnek meg tökéletesen a speciális elvárásainknak, akkor is olcsóbb a beszállító szempontjából, ha azokat a pluszkövetelményeket külön határozzuk meg, amelyek a szabványtól eltérô lehetôséget biztosítanak. Ha a szabványtól való ilyen eltérés van, akkor ezt a specifikáció elején kell feltüntetni. Így megkönnyítjük az ajánlattevô munkáját hivatkozva a megkívánt szabványra, azonban már az elején megjelöljük, hogy a szabványtól eltérôen melyik részelôírásban milyen változtatást igénylünk. A minôségi elôírásokhoz való ragaszkodás, illetve ezek közlése a szállítóval nagymértékben egyszerűsíti a beszerzés feladatát a szállítók felmérése, illetve kiválasztása szempontjából. Azok a szállítók, akik az elôírásoknak nem tudnak megfelelni, eleve kiesnek a további vizsgálódás folyamatából. A beszerzési tevékenység folyamán a modern vállalatoknál a minôség biztosításában sokkal fontosabb a hibák megelôzése, a rossz szállítások kiküszöbölése, mint a hibák kijavítása. Lényegesen kisebb költséggel oldható meg, ha elôre biztosítjuk valamilyen módon azt, hogy hibás termék ne kerülhessen be vállalatunkhoz. Itt kell megemlíteni, hogy a minôség biztosítása a beszerzés feladata, mert a minôségnek már eleve a beszállító kiválasztásánál el kell kezdôdnie.

A megfelelô mennyiség

A beszerzések zöme ismétlôdô, rendszeresen elôforduló szükségletre vonatkozik.

A gyártás hektikussága folytán a megrendelendô mennyiség nem mindig egyezik meg a ténylegesen szükséges mennyiséggel. Ha egyedi szükségletek, például gépek, gépsorok vásárlását tekintjük, itt a megrendelés mennyisége megegyezik a szükséglettel. A termeléshez szükséges anyagok esetében a megfelelô mennyiség az, amely a termelés folyamatosságát, zavartalanságát minden idôpillanatban biztosítani tudja.

A megfelelô idô

Beszállításoknál a késés nélküli beszállítás elviekben a just in time rendszerű termelésnél valósítandó meg. Ez a követelmény nagyon sokszor nem teljesíthetô. A pontos szállítás viszont állandó követelmény.

Amikor az áruk késve érkeznek meg, a termelés leállását okozhatják, majd ezek után az elégedetlen ügyfelek, akiknek mi nem tudtunk idôben szállítani, kötbér érvényesítését követelhetik. Ahhoz, hogy a termelés folyamatosan mehessen, a pontos szállítás megvalósításához a beszerzésnek az igénylô gyáregységekkel vagy üzemegységekkel közölnie kell az érvényes utánpótlási idôket.

Ezek védekezô intézkedésnek tűnnek, de ezen túl a szállítókat is idôben kell értesíteni, és meg kell tôlük követelni, hogy aszerint és akkor teljesítsenek, ahogyan az igénylésen, megrendelésen szerepel.

A megrendelésnél figyelembe kell venni, hogy az áru ne túl korán vagy ne túl késôn érkezzen be a telephelyre. A túl korai szállítás maga után vonja a hosszú raktározást, az idô elôtti fizetési kötelezettséget, az áruk állagromlását, netalántán az áruk eltűnésébôl adódó károkat. A túl késôi árubeérkezés a termelés elôkészítését teheti bizonytalanná.

A megfelelô hely

A megrendelt áruknak a megfelelô helyre történô beérkezése mindig az a hely, amit a megrendelésben elôírunk. Ez a hely, mint fizikai hely értelmezhetô raktárként, tartályként vagy egyáltalán ott, ahol a termelésbe vételig az árut elhelyezik.

A megfelelô hely értelmezésébe beletartozik az is, például importáruk esetén, hogy lehet, hogy az áru fizikailag a gyár területén, a mi raktárunkban helyezkedik el, de a vámkezelés, a vámpapírok kiállítása még nem történt meg. Így a belföldi forgalom vagy a belföldi termelés számára az áru jogilag, vámszakmailag nem elérhetô, tehát nem megfelelô helyen van. Ezért a megfelelô idô és a megfelelô hely összefüggésében a beszerzésnél gondoskodni kell arról, hogy kellôen elegendô idô legyen az adminisztratív tevékenység elvégzésére, amíg a jogszabályban elôírtaknak teljes mértékben megfelelünk.

Az optimális költség

A beszerzés végrehajtásánál nem a beszerzési költség vagy az ár minimalizálására kell törekedni, hanem a logisztikai összköltségek tekintetében az optimumot kell megtalálni. Ez esetünkben azt jelenti, hogy lehet, hogy a legolcsóbb árat egy bizonyos nagyságrend megvásárlása esetén tudnánk elérni, de a raktározási költségek, a szállítási költségek stb. ezzel annyira megnövekednének, hogy a termék végül az összköltséget tekintve drágább lenne, mint egy esetlegesen magasabb áron, de kedvezôbb egyéb logisztikai feltételek mellett beszerezhetô áru. Ez azt mutatja, hogy a beszerzôknek ismerniük kell azokat a járulékos költségeket, amik a beszerzendô anyagokat terhelik, és például a beszállító kiválasztásakor minden költségnemet megvizsgálva kell eljárniuk.

Beszerzési modell

A szállítóknak különbözô szerepei vannak attól függôen, hogy a beszerzési helyzet egyszeri adás-vétel, normál kapcsolat vagy stratégiai kapcsolat (szövetség).

Egyszeri adás-vételnél a kapcsolat rövid távú és kizárólag a piaci viszonyok szabályozzák. A felek függetlenek egymástól, gyakorlatilag hivatalnoki tevékenység van a vállalatok között.

Stratégiai kapcsolatnál (szövetség) nagyon hosszú távú szervezett együttműködési formát alakítanak ki. Kölcsönös függôség alakul ki a vállalatok között, személyi kapcsolatok kötôdnek még vezetôi szinten is. Lényeges az együtt gondolkodás és az együtt dolgozás.

A beszerzés jelentôsége és a működéséhez kapcsolódó tényezôk

Mivel a beszerzés a vállalati sikerességhez jelentôsen hozzájárul, meg kell vizsgálni néhány működéséhez kapcsolódó tényezôt.

- A piaci teljesítmény növelése
Keresse azokat a lehetôségeket, amelyek biztosítják az ellátás zavartalanságát, a termelés folyamatosságát, találjon költségcsökkentési lehetôségeket és javítsa a termékek, illetve szolgáltatások minôségét.

- Innovációban való részvétel
A folyamat és a termék innovációja tekintetében új ötleteket hozhat a vállalathoz a beszállítókkal való együttműködés szorosabbá tételével.

- Információforrás
Adatokat kell szereznie a piacról, a termékek beszerezhetôségérôl, áráról, új technológia megoldásokról stb. A beszerzési piac vizsgálatával és elemzésével adatokat nyújthat vállalatunk értékesítésének is (a konkurencia miért vásárol nagyobb mennyiségű alapanyagot?).

- Kapcsolat a külvilággal
A vállalat legszélesebb körű kapcsolattartója a beszerzés. Ennek megfelelôen alapvetôen hozzájárul vállalatunk külsô képének kialakításához és jó hírnevének megôrzéséhez (pontos fizetések, szavahihetôség stb.).

A beszerzés régi értelmezése szerint a vállalat működéséhez szükséges anyagok, segédanyagok megvásárlását jelenti. Csak a termelési folyamat kiszolgálását jelentô vásárlások elvégzésére szorítkozik.

A beszerzés modernebb értelmezése alapján minden olyan tevékenység beszerzésnek minôsül, amelyhez a késôbbiek során pénzkifizetés kapcsolódik. Ennek megfelelôen foglalkozik az alapanyagok, közvetett anyagok, berendezések és szolgáltatások beszerzésével. Igaz, hogy minden gazdasági társaság szerez be gépeket, berendezéseket, ezekhez szükséges karbantartási anyagokat, irodaszereket stb., ám a fenti értelmezések közötti különbség a tudatosságban rejlik. A tudatosan beszerzésként kezelt tevékenységnél a beszerzés minden technikáját és módszerét minden területen alkalmazzák. Általában egy külön szervezetet hoznak létre a feladatra.

A beszerzési stratégia

A stratégia olyan eszköz, amellyel távlati célokat valósítanak meg. A stratégiai döntések azok, amelyek mérhetôen hatnak a rövid távú jövedelmezôségre, a kockázatra, a hosszabb távú versenyképességre és az üzlet biztonságára. A beszerzési stratégia a következôképpen osztható fel:

- Kizárólagos szállítói kör kialakítása
Ebben az esetben kialakulhat egy ellátási hiány sztrájk vagy tűz esetén. Ennek kizárására információs szinten mindenképpen szükséges a lehetséges szállítók feltérképezése és készenlétben tartása.

- Közös üzleti vállalkozás
(joint-venture) felépítése, ahol az üzleti partnerek a tôkerészesedésnek megfelelô hányad alapján részesülnek a nyereségbôl. Elônye pl., hogy a bankok könnyebben adnak hitelt új beruházásokra, illetve a termelés felfuttatására.

- Több beszállítót tartani
a versenyhelyzet fenntartására Az egyik forrás kiesése esetén az ellátás mégis biztosítva van. A rendelési nagyságok csökkennek, a több szállító kezelése költséges.

- Sok szabványos alkatrész beépítése
a késztermékbe Ez egy olcsóbb beszerzési lehetôséget, alacsonyabb költséget, jobb minôséget és jobb beszerezhetôséget eredményez. Hátránya viszont, hogy a termék könnyen másolható más vállalatok által, mivel kevés speciális tudás van a termékbe beépítve.

- Termelni vagy vásárolni ("make or buy"-döntés)

- JIT ("just in time", "éppen idôben"-döntés)

Centralizált és decentralizált beszerzés

A beszerzés a vállalati szervezetben lehet:

- teljesen centralizált - központi beszerzés: az elhanyagolható helyi beszerzéstôl eltekintve minden beszerzést a központ végez,
- teljesen decentralizált: minden vállalati egység szabadon szerez be,
- vagy a kettô valamilyen arányú kombinációja.

Centralizált beszerzés

A központi beszerzésnél a teljes anyagszükségletet a vállalat egy erre a feladatra kialakított részlegénél szerzik be. Ez különösen a kis- vagy közepes vállalatoknál jár nagy elônnyel:

- Az anyagok és a beszerzési tevékenység idôbeli szabályozása, ill. ellenôrzése viszonylag egyszerű.
- A kiadások vállalati szinten jobban tervezhetôek, ellenôrizhetôek.
- A szükségletek mennyiségi összevonása a nagyobb rendelési mennyiség miatt lehetôvé teszi kedvezôbb feltételek, árak elérését, a mennyiségi engedmények (rabattok) kihasználásával.
- Az anyagigény összevonásával a beszerzés - mindenek elôtt a nem indokolt anyagkülönbségek esetén - abba a helyzetbe kerül, hogy belsô szabványosításra vagy standardizálásra tehet javaslatot, illetve kidolgoztathatja azokat, ezzel a vállalatnál lévô cikkszámokat csökkentheti.
- A fajlagos szállítási költségek csökkennek.
- A standardizálással és a szükségletek összevonásával esetlegesen megteremtôdhetnek a feltételei a saját gyártásnak, a diszpozíciós és készletszintek kedvezôbben alakulnak, a biztonsági készleteket alacsonyabban tarthatják.
- Egyes beszerzési piacok megfigyelése egy jól képzett beszerzôvel lehetôvé teszi az ott történtek pontos kiértékelését, és az idôben történô megfelelô intézkedések megtételét.
- A szállítókkal való kapcsolattartás egyszerűbb, a reklamációkat, a tárgyalásokat azonos emberek végzik.
- Az átfogó készletgazdálkodás és az anyaghasznosítás vállalti szinten tökéletesen megoldható. Minden egységnél azonos árak alakíthatók ki.
- Kisebb személyzet szükséges, az ügyintézés egyszerűsödik, azonos nyomtatványokat lehet kialakítani és alkalmazni. Stb.

Decentralizált beszerzés

A decentralizált beszerzés esetén vagy helyileg vagy szakterületek szerint oszthatjuk meg a beszerezendô anyagok, szolgáltatások igény szerinti beszerzését. Így a vállalat több pontján egymás melletti, azonos tevékenységet folytatunk. Ennek a rendszernek is vannak elônyei:

- Ha kis mennyiségű vagy egyedi gyártású anyagokat kell beszerezni, a gyártásnak megfelelô gyors reagálásra a termelésközeli beszerzés alkalmasabb.
- Ha a beszerzéshez specialista igénybevételére van szükség, különösen, ha helyettesítô anyagok beszerzésérôl is dönteni kell, akkor a szakterülettôl kérhetjük a beszerzés támogatását.
- A helyi beszerzô jobban ismeri a helyi szükségleteket, a helyi szállítókat, a szállítási és raktározási lehetôségeket.
- Ha a vállalat telephelyei, termelési egységei olyan kedvezôtlenül helyezkednek el, hogy a beszerzés költségei magasak lennének.
- A helyi beszerzô közvetlen felelôsséggel tartozik a helyi vezetôségnek (önálló elszámolás). Ez azért is lényeges, mert ha a helyi vezetésnek nincs joga a saját szállítóinak kiválasztására, akkor hogyan felelhetnek az eredményességükért? Stb.

Kombinált megoldás

A vállalat központjában létrehozunk egy központi beszerzési irodát. A beszerzési területeket ez az iroda osztja fel a decentralizációban részt vevô vállalati egységek között.

A központi iroda felelôsségi területei a következôk:

- A vállalati üzletpolitika kialakítása.
- A háziszabványok kidolgozása, ill. kidolgoztatása a megfelelô egységekkel.

A specifikációknak azonosnak kell lenniük.
- Készletcsoportok koordinálása.
- Szerzôdéskötések az egész vállalatcsoport részére.
- Beruházási szerzôdések megkötése, gépek, nagy értékű berendezések vásárlása.
- Import szerzôdések letárgyalása és megkötése
- A beszerzéssel kapcsolatos jogi kérdések tisztázása, szakértôk igénybevétele.

Beszerzési tervezés és beszerzési elvek

A beszerzési terv a kiindulópontja a konkrét beszerzési tevékenység elindításának.

Ennél a következô döntéseket kell meghozni:
- Milyen beszerzési elvet alkalmazzunk?
- Milyen beszerzési utat válasszunk?
- Milyen beszerzési idôpontot válasszunk?
- Mekkora legyen a beszerzési mennyiség?

Beszerzési elvek

A beszerzô vállalatnak el kell döntenie, hogy milyen idôszakra kell az anyagot biztosítani. Az idôszakos tôkelekötés elônyeinek kihasználására az anyagokat röviddel a szükségességük elôtt kell beszerezni. Ez ellen hathat esetleg a nagyobb mennyiség megvételekor kapható mennyiségi kedvezmény kihasználása, ill. a késôi szállításból eredô rizikó.

Készletre vásárlás
Az ipari vállalatoknál gyakran elôforduló tevékenység, ami nincs közvetlen összhangban sem a beszerzési mennyiséggel, sem a felhasználandó mennyiséggel egy adott idôpontban.

Történhet:
- periodikusan,
- felhasználás orientáltan vagy
- spekulatív céllal.

Egy viszonylagosan nagy mennyiségű anyag beszerzését és raktárra vételezését jelenti. Így szükség esetén azonnal a termelés rendelkezésére áll az anyag, függetlenül a beszerzési piac pillanatnyi helyzetétôl. Különösen a hiánygazdálkodásnál, a szűken piacon lévô anyagoknál van jelentôssége. A vállalatnak lehetôsége van kedvezô árak kivárására, kihasználására és nagyobb mennyiség beszerzésénél még kedvezôbb beszerzésre. Hátrányai viszont a magas raktározási költségek, a tôkelekötés és a kamatveszteség.

Egyedi beszerzés
Az egyedi beszerzésnél az anyag mindenkor a szükséges mennyiségben a felhasználás idôpontjában kerül beszerzésre. Így a raktározásnak nincs túl nagy jelentôsége. A tôkelekötés a készletre vásárlással összehasonlítva csökken. Ugyanez áll a kamatveszteségre is.

A beszerzés a termelés-tervezési idôterv alapján történik. Az idôtervnek figyelnie kell:

- a késôi szállítás vagy a téves, ill. nem szállítás rizikójára.
- a rossz minôségű anyagok rizikójára.

A rizikófaktorok fellépésekor a termelés részben vagy egészben leállhat. Az egyedi beszerzés legtöbbször az egyedi gyártással foglalkozó vállaltoknál elônyös, és általában a ritkábban használt szabványos alkatrészek ellátásánál alkalmazzák.

A termeléssel szinkron beszerzés
A két elôzôekben tárgyalt beszerzési elv kombinációja. A vállalat a termelés által megkövetelt idôben szerez be a kis raktározási lehetôségek miatt, másrészrôl pedig keretszerzôdésekben rögzíti a teljes szükségletet fedezô mennyiségeket, hogy a költségoptimalizált beszerzés lehetôvé váljon. Az így elérhetô elônyök: kis raktárkészletek, kis tôkelekötés és alacsony raktári költségek. Jó termelési tervek alapján nagyobb mennyiség rendelhetô. Hátránya viszont, hogy nagyon körültekintô elôkészítést igényel mind az anyagféleségek, mind a szállítók kiválasztásánál, akikkel ez a beszerzési modell megvalósítható a termelés kockáztatása nélkül.

Beszerzési utak

A beszerzési tervezés következô döntési területe, hogy milyen úton jussunk a szükséges anyagokhoz?

Direkt beszerzési út
Közvetlenül a termék elôállítójától szerezzük be az anyagokat. Így, az esetek többségében alacsony beszerzési árat kaphatunk. Akkor is alkalmazhatjuk, ha a gyártótól speciális alkatrészeket akarunk kapni, illetve a befolyásunkat akarjuk latba vetni egyes speciális gyártmányfejlesztések érdekében vagy az elôállítás módjára vonatkozólag.

Számítanunk kell viszont arra, hogy a szállító rugalmassága bizonyos határokat nem halad meg. Minimális átvételi mennyiségeket határozhat meg, ami nem mindig egyezik meg a termelésünkhöz szükséges mennyiséggel.

Ha ettôl el akarunk térni, pluszköltséget jelent. Nagyon erôs tárgyalási aktivitást igényel.

Indirekt beszerzési út
A gyártó és a felhasználó vállalatok közé egy vagy több kiegészítô szervezet épül be.

- A kereskedô bekapcsolásának az az elônye, hogy nagyobb áruválasztékot tud tartani több gyártó cég termékeibôl is. A beszerzô egy partnertôl tud nagyobb választékból gazdálkodni. A piacot könnyebben látja át, a fejlôdési lehetôségeket, tendenciákat jobban tudja kezelni. A beszerzési ár magasabb lehet a kereskedelmi árrés miatt, mint a közvetlen beszerzésnél, de ez nem törvényszerű, mert a kereskedô nagyobb tételben vásárol, kedvezôbb szállítási költségeket érhet el, így a kedvezmények jelentôsebbek lehetnek, amit vevôi felé továbbadhat. A kereskedô megszabadítja a vevôt a szállítási, raktározási és készletköltségek jó részétôl, valamint a hozzájuk kapcsolódó rizikótól. A szállítási idô is rövidebb lehet a kereskedô raktározási tevékenysége miatt, mint pl. egy dél-amerikai termelôtôl való beszerzés esetén.
- Bizományosi megbízásoknál nincs is más lehetôség a beszerzés megvalósítására, az anyagokat csak bizományosokon keresztül lehet beszerezni. A beszerzô vállalkozás csak a bizományosi partnerek között tud választani.
- Importôrök bizonyos cégek megbízásából hoznak be az országba árukat, ill. a termelôvállalatok megbízásából értékesítik azokat az árukat, amelyekhez például speciális szaktudás szükséges. Kis és közepes vállalatokat kapcsolnak be az üzletbe. Külföldi gyártótól csak nagyvállalatok tudnak direkt beszerezni, ôk tudják a külföldi piacokat intenzíven figyelni és analizálni.

Beszerzési határidô

A beszerzési határidô egy pontos terv, mert a szükséges anyagok általában nem állnak azonnal a rendelkezésünkre a szállítóknál. Figyelemmel kell lennünk a szállítási idôre, az újrabeszerzési idôre, a minôségvizsgálathoz szükséges idôre stb.

Felhasználás által vezérelt beszerzésnél
- rendelhetünk, ha a készlet egy elôre meghatározott szintet elért. A raktári készletet minden raktári kiadásnál vizsgáljuk. A megrendelt mennyiségnek legkésôbb a biztonsági készletszint elérésekor be kell érkeznie! Ez lehet azonnali raktárkészlet-kiegészítés vagy hosszú távú raktárkészlet- kiegészítés.
- egymásik eljárás, amikor a raktári készletet meghatározott, állandó idôszakonként vizsgáljuk felül. A készletszint rendelési pont alá csökkenése váltja ki a rendelési javaslatot.

A felhasználás által vezérelt beszerzésnek ott van létjogosultsága, ahol rendszeres az alap- és segédanyagok felhasználása, ill. alacsony értékű anyagokról van szó.

A szükséglet által szabályozott beszerzés
a nagy értékű anyagoknál alkalmazott. A darabjegyzék szerinti felbontásban jelentkezô igények bázisán alapul. A nettóigény a rendelkezésre álló raktári készlet és a rendelési állomány figyelembevételével állapítható meg. A rendelési idôpontot a mindenkori fedezeti szükséglet figyelembevételével kell meghatározni.

Beszerzési mennyiség

A beszerzési mennyiség megállapításának alapja a technikai sorozatnagyság. Ez azonban csak a termelés elôfeltételeire ad támpontot, de a beszerzés gazdaságosságára nem. A gazdaságos beszerzési mennyiség sok tényezôtôl függ, mindenek elôtt a következôktôl:

Rendelési költségektôl, amelyek a rendelés feladásának költségei, és amelyek a beszerzési részlegnél lépnek fel:
- Beszerzés személyi költségei,
- Beszerzés szakköltségei (eszközök stb.),
- Anyagvizsgálat személyi költségei,
- Anyagvizsgálat szakköltségei,
- Számlaellenôrzés személyi költségei,
- Számlaellenôrzés szakköltségei,
- Számítástechnika személyi költségei,
- Számítástechnika szakköltségei.

Természetesen a számítástechnikai költségeknek csak a beszerzésre esô részét kell figyelembe venni jelen esetben, a termelésre stb. esô részeket nem. A rendelési költségek, mint fix költségek, minden rendelésre számítandók.

Beszerzési költségektôl, amelyek átfognak minden rendelési mennyiségtôl függô költséget, és amelyek a külsô szállításból keletkeznek. Az egyes beszerzési árkomponensek differenciált vizsgálatából adódóan a beszerzés olyan helyzetbe kerül, hogy az alternatív szállítókat is összehasonlíthatja.

Raktáron tartási költségektôl,
amelyek tartalmazzák a terület, személyzet, bérlet, leírások, karbantartás, fűtés, világítás, ôrzés, beszáradás, biztosítás, káló, romlás, elévülés stb. költségeit.

Hiányköltségektôl,
amelyek akkor lépnek fel, ha a beszerzett anyagmennyiség nem fedi a termelés szükségletét, ami miatt a teljesítés részben vagy egészében sérülne vagy meghiúsulna. Ezek a költségek úgy jelentkeznek, mint:

- Lehetséges árkülönbségek, a hiányok áthidalására szükséges azonnali beszerzések és a normál beszerzések között.
- Elmaradt haszon, mert a le nem gyártott terméket nem lehet eladni.
- Kötbér, amit a megrendelônknek az általunk le nem szállított termék miatt fizetnünk kell.
- Bizalomvesztés a vevôink felé, mert nem vagyunk megbízható szállítóik.

Szállítási egységektôl, ami függ:
- A szállítóeszköz lehetôségeitôl, a szállítható egységnagyságtól (kamion, tartálykocsi, vasúti kocsi mérete),
- Csomagolási egységtôl (raklap, karton stb.),
- Raktári hely lehetôségeitôl (polchelyek, silók stb.),
- Üzletágnak megfelelô rendelési mennyiségektôl (kg, db, tucat, rizsma stb.).

Pénzügyi volumentôl, ill. a vállalat pillanatnyi pénzügyi lehetôségeitôl.
A gazdasági szempontból célszerű rendelési mennyiség az, amelyet ki tudunk fizetni.

Megvizsgálandó kérdés, hogy ha gazdasági szempontból egy nagyobb volumenű beszerzés lenne kívánatos, amit a vállalat saját eszközeibôl nem tud azonnal finanszírozni, az idegen tôke költségei kitermelhetôek-e? A beszerzô vállalatnak meg kell próbálnia a fizetési feltételeket úgy módosítani, hogy a számlát vagy egy részét egy késôbbi idôpontban kelljen kifizetnie. Ez akkor lesz kedvezô, ha az árat vagy egyéb kondíciókat ezzel a megállapodással nem változtatják meg.

A különbözô típusú beszerzések

A termeléshez szükséges anyagok beszerzése

A vállalat tevékenységétôl függôen ezek az anyagok nagyon különbözôek lehetnek. Alkatrészek, alapanyagok, értékesítendô termékek vagy információs adatok. Közös jellemzôjük a nagy volumenű rendszeres felhasználás. Ezen anyagok készletezése pontos elemzést igényel, de a folyamatos felhasználás miatt jól tervezhetô.

Közvetett anyagok beszerzése

Ide tartoznak a karbantartáshoz, javításhoz szükséges alkatrészek, a garanciális szerviztevékenység alkatrészei, a védô- és munkaruhák, az iroda- és takarítószerek stb.

A közvetett anyagok a beszerzendô értéknek általában kisebbik hányadát képezik. A beszerzési tevékenységük idôigénye a termékek sokrétűségénél fogva igen jelentôs. Hiányuk súlyos termelési fennakadásokat okozhat, ezért a beszerzés jó szervezése nagyon fontos. Beszerzésüknél a termelési anyagokkal szemben nem a gazdaságosság, hanem a vállalat működésének fenntartása az elsôdleges cél. Az ilyen jellegű anyagok cikkszámának csökkentésével (szabványosítás útján, gépek tipizálása útján stb.) a gazdálkodás hatékonyabbá tehetô. Nagy eredmények érhetôek el külsô vállalatokkal megkötött keretszerzôdések alkalmazásával. Ezekben az egyedi igényeknek megfelelôen az alkatrészeket vagy a javítással megbízott vállalat biztosítja, vagy a mi raktárunk területén lehetôséget adunk külsô ellátó vállalat raktári készletének tartására.

Berendezések, gépek beszerzése

Speciális feladatot jelent, mert beruházások ritkán fordulnak elô, jelentôségük viszont gazdaságilag igen nagy, és hosszú távú kihatással bírnak a vállalat piacképességére. A beszerzési döntés összetettebb, mint az eddig tárgyalt esetekben, több személy, illetve vállalati egység közös munkájának eredménye.

Egyik legfontosabb kritérium: nemcsak a vételi árakat kell vizsgálni, hanem a gép, berendezés élettartamához kapcsolódó összes költséget. Egy folyékony élelmiszert dobozba csomagoló gép azonnal meghatározza a csomagolóanyag fajtáját, beszerzési lehetôségét, helyét. A gép beszerzésekor hosszú távú szerzôdéssel kell gondoskodnunk több évre elôreláthatólag az alkatrészek listaárhoz viszonyított árengedményeirôl, illetve a csomagolóanyagok megengedett árváltozásáról. Ezek már a gép vásárlásakor biztosíthatják a megtakarítást, vagy többletköltséget okozhatnak.

Szolgáltatások beszerzése

A vállalatok többsége egyre több, nem az alaptevékenységhez tartozó feladatot ad ki szolgáltató cégek számára, így az ezzel kapcsolatos döntések szerepe és mennyisége az utóbbi idôben egyre nô. A szolgáltatások beszerzésének sajátossága, hogy a szolgáltatóval hosszú távú megegyezésre kell jutni, mert például egy bankkapcsolat vagy egy tanácsadói munka több évre meghatározza a közös lehetôségeket. Másik jellemzôje, hogy az elvárt minôség meghatározása nehéz, ezért a szolgáltatás megvásárlása nagyobb körültekintést igényel.

A beszerzési terv mint a vállalati résztervek szintézise

Az anyagköltségek alakulása ebbôl adódóan alapvetôen meghatározza egy termék elôállítási költségeit, a vállalat versenyképességét és ezzel együtt eredményességét is. A beszerzésben fellelhetô rizikófaktorok felismerése alapján a megfelelô intézkedést meg tudjuk hozni, és így válságos esetekben is idôben tudunk alkalmazkodni a piac változásához. Ezeknek a változásoknak az elôrejelzése a beszerzési tervben ölt testet. Mivel a terv nem más, mint a ma rendelkezésünkre álló információk alapján a jövô kivetítése, így egy nagymértéku rizikó is benne van a tervezésben. Lényeges alapja az információk következetes gyujtése, osztályozása mind a minôségi, mind a mennyiségi szempontok figyelembevételével.

A tervnek tartalmazni kell a célmeghatározást, az ehhez szükséges intézkedéseket, eszközöket, a lehetséges alternatívák közül indokolni kell, hogy miért az adott lehetôséget választottuk, a visszacsatolást, illetve az ellenôrzést. A vállalati terv alapvetô célja a kituzött vállalati célok elérése, illetve alapját adja a vezetési és a koordinációs feladatoknak.

Tehát a tervezés a jelen alapjain, adottságain a jövôre irányul. A tervek határideje szerint lehetnek rövid távú (max. 1 év), középtávú (1-5 év) és hosszú távú (több mint 5 éves) tervek. A rövid távú tényezôk azok, amelyek a vállalat mai helyzetét határozzák meg. A középtávú tervek konkrét célokat fogalmaznak meg konkrét intézkedésekkel, illetve költségvetéssel.

A hosszú távú tervek új vállalati célokat fogalmaznak meg, és már felmérik a lehetséges nagyobb arányú változásokat is.

A beszerzési terveknek ezekhez a vállalati tervekhez kell igazodniuk, ezt kell maximálisan kiszolgálni információval, illetve ezekhez kell alakulniuk. A beszerzés tervezéséhez ismerni kell a vállalat muködésének egészét, illetôleg az anyagokra és információkra vonatkozó igényeket.

Az eredményes tervezéshez a következô információkra van szükség:

- Milyen muszaki fejlesztések vannak folyamatban a lehetséges beszállítók között?
- Milyen hatással lesznek/lehetnek a beszerzendô termékek gyártására, ezekbôl milyen lehetôségeket tudunk saját céljainkra fordítani?
- A beszerzési piac elôre jelzett változásai milyen hatással lesznek a beszerzési költségvetésre, lehetôségekre?
- A beszerzési piac szukülése csökkenti-e a piacon fellelhetô kapacitást? (Egyes szállítók csôdje)
- Vállalatunk elônyhelyzetének kihasználása érdekében hogyan lehet fejleszteni az új termékek és az értékesítési piacunk közti kapcsolatokat?
- Hol vagyunk sebezhetôek a beszerzéseknél? Mi történik, ha a beszerzési forrás megszunik?
- Melyek a tervezett ellátási költségirányzatok? Stb.

A beszerzési tervet csak mint a résztervek szintézisét lehet tekinteni.

A beszerzési részleg feladatai

A beszerzési részleg teljes tevékenységéhez a tervezési feladatoktól az anyag beszerzésén keresztül a felesleges anyagok (hulladékok, selejtek, feleslegessé vált készletek, gépek, berendezések) gazdaságos és környezetkímélô eltávolításáig sok feladat tartozik:

Tervek készítése - készlet-, raktározási, költség-, anyaggazdálkodási, likviditási stb. tervek

Elemzések, amelyek a beszerzési piacon fellelhetô mozgásokat, tendenciákat elemzik annak érdekében, hogy az egyszer megszerzett információkat a vállalatunk érdekében fel tudjuk használni. Egy amerikai mondás szerint: "Sok információ nincs, csak sok kiértékeletlen információ van".

Beszerzési piac kutatása.

Beszerzési piac készletfigyelése.

A beszerzési piacon a lehetséges beszállítók egy bizonyos készletmennyiséget halmoznak fel. Ez a készletmennyiség függ az igényektôl, illetve a szállítók termelési kapacitásától. A beszerzônek ismernie kell, hogy ezek a kapacitások bôvíthetôk-e, illetve mi történik akkor, ha a piacon egy adott árucsoportra újabb felhasználó jelentkezik. A piac hogyan fog reagálni erre? Újabb kapacitások kiépítésével, vagy az áru változatlan mennyiségben marad a piacon. Amennyiben az árumennyiség nem változik, várható a beszerzési árak emelkedése. Ha ilyen információhoz jutunk, célszeru minél gyorsabban hosszú távú szerzôdéssel biztosítani a most meglévô kondíciókat vállalatunk számára. Ha a piaci készlet új termelôkapacitás beállításával megnövekedik - információink szerint -, várható az árak esése, így beszerzésünket célszeru késleltetni, kisebb mennyiségeket rendelni addig, amíg az árak az új, alacsonyabb szintet el nem érik.

Beszerzés ütemezése.

Amikor a beszerzési szerzôdéseket kötjük, célszeru rögtön tisztában lenni azzal, hogy a szerzôdésben milyen fizetési határidôket kell meghatároznunk ahhoz, hogy a fizetési kötelezettség idôpontjában a vállalatnak megfelelô likvid eszközei legyenek. Ehhez ismernünk kell, hogy az értékesítési oldalon a marketingesek a késztermék eladása során milyen fizetési feltételekben tudtak megállapodni. A kettônek szinkronban kell lenni egymással, mert vállalatunk likviditása függ ettôl.

Azonnali beszerzések. Ez az a tevékenység, ami tapasztalatok szerint rosszul muködô vállalatnál a beszerzések számának akár 50%-át is kiteheti. Ez azt jelenti, hogy tervezhetetlenül kell a beszerzési részlegnek a megkívánt anyagokhoz jutni, így sem a mennyiségi, sem a minôségi, sem pedig a gazdaságos üzemeltetési feltételeknek nem lehet megfelelni. Ezért szükségszeru ezeknek a beszerzéseknek a minimális szintre való leszorítása.

A megoldás módja lehet, hogy minden belsô igénylô részlegtôl (titkárnôktôl a termelésig) bizonyos idôtávlati elôretekintést követelünk meg, amivel lehetôséget biztosítunk a beszerzésnek az egy helyrôl, azonos szállítóktól beszerezhetô anyagféleségek térbeli és idôbeli összevonására (pl. írószerigénylés csak kéthavonta).

Minimum- és maximumlista figyelése.

A termelés megindulásával a raktáron levô készletbôl fogy az anyag. A minimum készletszint elérésekor manuális raktári kezelés esetén a raktáros, számítógépes nyilvántartás esetén pedig a számítógép rendelési javaslatot ad. A rendelési javaslat alapján a beszerzô mérlegelés után megrendeli vagy sem az anyagot. A minimális és a biztonsági készletszint közötti anyagmennyiségnek elégnek kell lenni az anyag újrabeszerzéséhez szükséges idô alatt legyártandó termékekhez.

Az újrabeszerzési idô a rendelés feladásától az áru beérkezéséig, illetve raktárra vételezéséig eltelt idô. Függ a rendelésfeladás módjától, a szállító szállítási készségétôl (készletrôl vagy új gyártásból szállít), illetôleg a szállítási útvonaltól. Ezeket a tényezôket vállalati szinten csak a beszerzô tudja. A biztonsági készlet az a készletszint, ami egy esetleges kiszámíthatatlan helyzet, elôre nem látható probléma fellépése esetén egy bizonyos - stratégiailag meghatározott - ideig a termelés zavartalan fenntartásához elegendô. A biztonsági készletszintet vállalatvezetôi szinten, illetve országos szinten minisztériumban határozhatják meg (pl. vasérckészlet a Dunaferr Rt.-nél).

A maximum készlet szintje a vállalat pénzügyi helyzete, illetve raktározási lehetôsége által behatárolt készletszint, melynél több, az adott cikkszámú áruból semmikor nem lehet a vállalat birtokában. Ehhez kell alkalmazkodnia felsô oldalról közelítve a rendelési nagyságnak. A rendelési nagyság az egy rendelésben megrendelt áru mennyisége. Ez függ a vállalat gazdasági lehetôségeitôl, a szállító szállítási készségétôl, a csomagolási egységektôl, a szállító jármuvek kapacitásától, illetve kihasználtságától vagy egyéb megállapodásoktól (pl. egy raklapmennyiség, kamionnal szállítható súly vagy térfogat mennyisége, 10 db/doboz stb.).

- Ártárgyalások.
- Szerzôdéskötések.
- Rendeléskövetés.

Nagyon sok beszerzô esik abba a hibába, hogy a megrendelés feladásával teljesítettnek tekinti a szállítást is. Ebbôl a tévedésbôl nagyon sok esetben az következik, hogy a megrendelt áru a kívánt idôre nem érkezik be a raktárba. Ennek elkerülésére, ha a leszállítás a megrendeléstôl számítva európai viszonyok között kb. egy hónapnál hosszabb ideig tart, a beszerzô kötelessége a szállítópartnert figyelmeztetni, és informálódni arról, hogy a szükséges termék gyártását idôben megkezdték-e.

Tengeren túli megrendelés esetében ez az idôszak a szállító teljesítményének, lehetôségeinek ismeretében változhat, hosszabb is lehet.

Kapcsolattartás a szállítókkal.

Nem szabad figyelmen kívül hagynunk, hogy a szállítócégeknél is emberek végzik a munkát! A kapcsolattartás a két cég között szintén emberek által történik. A gyakorlat azt mutatja, hogy amennyiben a partnereknél az emberek a másik céget nemcsak mint egy idegen, arctalan vállalatot kezelik, hanem közelebbi kapcsolatot is ki tudnak alakítani egymással, akár telefonos megbeszélések kapcsán, akár személyes kapcsolat felvételével, a két vállalat között ugrásszeruen megnô az egyszeruen elintézhetô problémák száma. Az ABC-analízis szerinti "A" kategóriájú termékek esetén ajánlatos a beszerzônek vagy a beszerzésvezetônek évente a partnervállalat megfelelô szintu kapcsolattartójával találkoznia, s a két vállalat közötti forgalmat - még ha problémamentesen zajlik is - kielemeznie és meghatározni a jövô útját.

Raktári készlet figyelése.

Gyakorlatban sokszor elôfordul még azoknál a vállalatoknál is, ahol számítógépes raktári nyilvántartás van, hogy egy-egy azonos termék két vagy több nyilvántartási számon (cikkszámon) szerepel. Ez a probléma gyakrabban fordul elô, ha a vállalatnak különbözô telephelyei, raktárai vannak. Az egyes vállalati egységek (termelés, karbantartás, kísérleti üzem stb.) külön adják le anyagigényüket, és így esetleg többszörös mennyiség kerülhet megrendelésre egy-egy termék, ami fölösleges, elfekvô készletek kialakulását eredményezheti. Ennek elkerülésére a beszerzési részleg köteles az anyagkészleteket állandó felülvizsgálattal, egységes nyilvántartás alapján kezelni, a szükségtelen beszerzéseket elkerülni.

Importáruk kiváltása belföldire.

A külföldrôl megrendelt árucikkek sok esetben minôségben nem jobbak, mint a Magyarországon gyártott árucikkek. A megrendeléstôl az áru beérkezéséig importcikkek esetében jelentôs szállítási és adminisztrációs költségek lépnek fel, nem beszélve azokról a rizikótényezôkrôl, amelyek a szállítás közben az áru megrongálódása tekintetében, illetve a szállítási utak körülményeinek romlása miatt léphetnek fel. Ezért célszeru, ha egyéb körülmények nem tiltják, a belföldi szállítókat preferálni, még akkor is, ha a költségmegtakarítás csak a logisztikai összköltségben mutatható ki (drágább áru, de olcsóbb szállítás, kevesebb adminisztrációs költség). Másik haszna ennek, hogy magyar áru vásárlása esetén a hazai gazdaságot, illetve a magyar embereket juttatjuk munkához és pénzhez.

Beszerzési tevékenység

- Vámolás/vámoltatás. Sok vállalatnál a beszerzés tevékenysége akkor fejezôdik be, amikor a megrendelt import áruk a raktárba beérkeznek, és a termelés szabadon felhasználhatja azokat. Ennek alapfeltétele a megfelelô vámkezelés elintézése. Ez sok vállalatnál a beszerzési részlegnél alkalmazott vámügyintézô feladata, illetve külsô vámügyintézô cégek megbízását is a beszerzôk adják ki.

- Javíttatás. A vállalat életében sokszor elôfordul, hogy a gépeket, eszközöket külsô cégekkel kell megjavíttatni. Ebben az esetben is a beszerzésre kell a feladatot bízni, hogy a muszaki tevékenység kivételével, a vállalkozói szerzôdés letárgyalását és a szerzôdéskötést megvalósítsa. Mivel a beszerzônek nincs felhatalmazása arra, hogy a javíttatás módját meghatározza, a bekért ajánlatok közül a muszaki tartalmat a muszaki részlegnek (igénylô szervezetnek) kell kiértékelnie, de a végsô kiválasztást és a megrendelést az üzleti szempontok alapján a beszerzésnek kell végrehajtania.

- Selejtezés, elfekvô készletek értékesítése. Minden termelésnél keletkezhet selejtáru. A keletkezésének okát ne firtassuk most. Forgácsolásnál hulladék is keletkezik, amely normál anyagként értékesíthetô. Amennyiben a forgácsolásnál hutô-kenô folyadékot is használunk, a forgács rögtön veszélyes hulladékká válik, ami különös kezelést igényel. Ezeknek az elhelyezése, megsemmisítése, illetve a megsemmisítéssel foglalkozó vállalatok megbízása a feladatokkal a beszerzés kompetenciája.

Lényeges, hogy a sima hulladékok, illetve az elfekvô készletek értékesítésénél pénzhez jut a vállalat, a veszélyes hulladék elhelyezése, illetve megsemmisítése pedig pénzbe kerül. Ezekre a vállalati költségvetésben gondolni kell.

Az elfekvô készletek értékesítésénél, amely készletek sok esetben a régi idôkre nyúlnak vissza, például olyan gépalkatrészek formájában, amely gépsorokat már régen eladtak a vállalatnál, de a hozzá tartozó alkatrészek raktárban maradtak, célszeru azokra a vállalkozásokra támaszkodni, amelyek hasonló területen anyagok eladásával foglalkoznak, és esetleg nekünk is beszállítóink. Ôk sokkal jobban ismerik azt a piaci szegmenst, amelybe ezek az alkatrészek, anyagok tartoznak. Példaként említhetjük a régi csapágyak problémáját, amely csapágyak valahol felhasználhatók lennének, de a szükségletek nem nálunk jelentkeznek, hanem egy csapágy-kereskedelemmel foglalkozó nagykereskedelmi vállalatnál. Amennyiben ôk szállítanak nekünk is csapágyakat, a beszerzésnek lehetôsége van olyan szerzôdések kötésére is, amelynél az új megrendelések értékét bizonyos százalékban az elfekvô készletbôl való csapággyal egyenlítjük ki.

- A statisztikák készítése a beszerzési tevékenység nagyon lényeges része. Több idôtávlatban kell statisztikákat készíteni.

Évente szükséges:

- Szállítónkénti forgalom . Az éves tárgyalások alkalmával jelentôs érvelési pont a beszerzés kezében az elmúlt idôszakban realizált beszerzési nagyságok és a jövôre vetített elképzelések összehasonlítása. Amennyiben nagyobb a jövôben beszerzendô mennyiség - akár értékben, akár volumenben -, árkedvezményekhez, illetve egyéb kondíciójavításhoz juthatunk hozzá.

- Beszerzônkénti forgalom. A beszerzési részlegben az anyagokat, anyagféleségeket más-más munkatárs szerzi be. Vannak anyagok, amiket nagy mennyiségben, éves szinten kevés rendeléssel szerzünk be (általában alapanyagok), míg más anyagokat kis mennyiségben vagy kis értékben igen surun kell rendelni (laboratóriumi anyagok). Ezeknek az ismeretében a beszerzés vezetôje gondoskodhat a munkák egyenletes elosztásáról.

- Rendelések száma. Jelentôsen befolyásolja a beszerzés költségeit.

- Árubeérkezések száma. A vállalati raktáraknak általában a legszukebb keresztmetszete a raktár ajtaja. Ha az ajtóhoz egy nagy szállítóeszköz áll, és az sokféle árucikket hoz, ezeknek lerakása jelentôsen rövidebb ideig tart, mintha ugyanazt az árumennyiséget és fajtát sok kis szállítójármurôl kellene lerakodni. Ezért motiváló tényezônek kell lennie, hogy az árubeérkezések számát lehetôleg alacsonyan tartsuk.

Negyedévente szükséges:

- Késedelmes szállítások.
- Hibás szállítások.
- Hibás anyagok.

Az összes fenti témában a szállítóval nagyon rövid idôn belül közölni kell, hogy teljesítésével nem vagyunk megelégedve. Ezért legkésôbb negyedévente tudomására kell hozni, hogy miben várjuk el javulását. Amennyiben ezt ritkábban tennénk, saját tevékenységünket értékelnénk le.

A hibás szállítások vonatkozhatnak mennyiségi hibákra, minôségi hibákra is. Anyaghibák esetén, ha az anyagot elkezdjük felhasználni, alkalmanként nemcsak a rossz anyag miatti gyártási költségek jelentkeznek feleslegesen, hanem egyéb, a termelés során felhasznált anyagok tönkremenetelébôl, megsemmisülésébôl adódó költségek is fellépnek. Jó példa erre az italok palackozása, amikor is egy palacktöltô soron anyaghiba miatt tönkrement üveg nagyobb kárt okoz, mint a saját értéke, mert az üvegbe betöltött ital elfolyik, az üvegre ragasztott címkék megsemmisülnek, a gyártósort a takarítás idejére le kell állítani stb. Ezeket a hibákat sorozatos fellépésük esetén a szállítónak jelezni kell.

- Nyitott rendelések. Minden számítógépes rendszerben a feladott rendelésnek megfelelô mennyiségu áru raktárra vételezésére van lehetôség. Ezeknél fontos a turéshatárok anyagféleségenként való külön-külön beállítása.

Jól szemlélteti a nyitott rendelések esetét, amikor 100 t áruból 10 kg hiányzik a beszállítás alkalmával, vagy a 30 dkg laborvegyszer beérkezésekor 5 dkg hiányzik a rendelt mennyiségbôl. A számítástechnikai rendszerbôl ezért legkésôbb negyedévenként a szerinte nyilvántartott nyitott rendeléseket le kell kérdezni, és bizonyos megengedhetô eltérések esetén ki kell törölni.